Restaurantes y hoteles
Cuando un empresario o profesional individual visita a sus clientes suele soportar gastos de restaurantes o incluso de hoteles (si se ve obligado a pernoctar fuera de su domicilio). Pues bien, en 2018 estos gastos serán fiscalmente deducibles, con unos límites máximos diarios (para el caso de hostelería, es decir, manutención):
| Concepto | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Sin pernocta | 26,67 | 48,08 |
| Con pernocta | 53,34 | 91,35 |
Aunque estas cuantías son iguales a las dietas exentas aplicables a los trabajadores, en este caso la ley no exige que exista desplazamiento a un municipio distinto al del domicilio. Por tanto, podrán deducirse los gastos de manutención soportados en el municipio donde radique el lugar de trabajo siempre que estén relacionados con la actividad. Eso sí:
- Los gastos deberán satisfacerse por medios telemáticos (por transferencia bancaria o con tarjeta, por ejemplo).
- Y deberán guardar evidencias de que están relacionados con la actividad: a priori, no conviene deducir gastos soportados en días inhábiles. Por otro lado, deben conservarse los documentos que acrediten los desplazamientos (recibos de peajes o parking, agenda y correos electrónicos intercambiados con el cliente o proveedor, pedidos concertados…).
Respecto a los gastos en hoteles, en principio no hay límites de importes. Huelga decir que debe apelarse al sentido común. No sería defendible dormir en un hotel de gran lujo para hacer una visita poco relevante.
Gastos de desplazamiento
En lo que se refiere a los gastos por desplazamientos, en la práctica la Inspección Tributaria suele ser restrictiva con ellos, pues es difícil demostrar que están relacionados con la actividad. No obstante, existen algunos criterios que pueden ayudarle a demostrar que realmente estos gastos son del negocio y, por tanto, fiscalmente deducibles.
En primer lugar, debe de recopilar pruebas que acrediten que los gastos son realmente suyos:
- Siempre que le sea posible, debe de procurar que realicen una factura a nombre del negocio. Esto le permitirá deducirse el IVA (recuerde que el IVA es sólo deducible con factura).
- En caso de no ser posible, guárdese el tique y procure pagar siempre con tarjeta. Si usted sólo aporta un recibo como prueba, le será más complicado que Hacienda admita su deducibilidad.
Asimismo, acredite que los gastos están relacionados con su actividad:
- Taxi. En caso de que deba de coger un taxi para visitar a un cliente o hacer una gestión, pida al taxista una factura o recibo en el que conste su nombre, fecha, hora y trayecto realizado, de forma que se vea que el desplazamiento tenía esa finalidad y estaba relacionado con su actividad.
- Bus, metro y tren. En este caso la Inspección sólo considera relacionados con la actividad los viajes efectuados en horario laboral (y que no sean realizados de casa al trabajo o viceversa). Así pues, dedúzcase los tiques y bonos de transporte en los que aparezca la fecha y la hora de uso y que se hayan realizado en dicho horario.
Si le es posible, en las facturas emitidas a los clientes, desglose los horarios y, aparte, los gastos de transporte soportados por prestar el servicio facturado, en concepto de gastos incurridos por su cuenta. En ese caso, Hacienda no podrá poner en duda que dichos costes realmente están relacionados con su actividad, precisamente porque los habrá repercutido a sus clientes.
Gastos de vehículos
Sólo si está totalmente afecto
Si es usted un profesional o empresario persona física y ha adquirido un vehículo para usarlo en su actividad económica (se trate de un turismo, de un ciclomotor, de una motocicleta, de una aeronave o de una embarcación), tenga en cuenta que para los gastos relacionados con la adquisición del vehículo y su uso sean deducibles es preciso, en general, que éste se utilice de forma exclusiva en la actividad; es decir, que no se utilice para fines privados (aunque ese uso sea accesorio o notoriamente irrelevante). La normativa sí admite la afectación parcial en otros tipos de vehículos (camiones, autocares…)
La limitación en la deducibilidad se puede aplicar tanto a los vehículos adquiridos en propiedad como a los dispuestos a través de leasing o renting.
La normativa sólo exceptúa de esta exigencia a los siguientes turismos, ciclomotores, motocicletas, aeronaves y embarcaciones:
- En los vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, como es el caso de algunas furgonetas. Según el criterio de Hacienda, sólo quedan incluidos en esta categoría los destinados estrictamente al transporte de mercancías, definidas como cosas adquiridas por la empresa y destinadas a la venta sin transformación. Por tanto, si se utilizasen en el transporte de útiles de trabajo (por ejemplo, herramientas de un pintor), quedarían excluidos de esta categoría.
- Los destinados a la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
- Los destinados a la prestación de servicios de enseñanza de conductores y pilotos mediante contraprestación.
- Los destinados a los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
- Los destinados a ser objeto de cesión de uso con habitualidad y onerosidad.
Demostrar la utilización exclusiva
Según el criterio de Hacienda, en otros supuestos diferentes a los enumerados anteriormente, la deducción en el IRPF de cualquier gasto de adquisición de un vehículo o relacionado con su uso (gasolina, aparcamiento, seguro, reparaciones…) requerirá, en general, tener que probar su “no uso” para fines privados. Y como resulta imposible probar eso, Hacienda difícilmente admitirá la deducibilidad de estos gastos.
Además, debe de tener en cuenta que esta rígida interpretación por parte de Hacienda, aunque sea discutible, ha sido corroborada mayoritariamente por vía judicial.