En la siguiente tabla puede verse cuando prescriben las distintas obligaciones de las empresas:
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Materia |
Prescripción |
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Contable y mercantil. Conservación |
6 años |
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Fiscal. Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias |
4 años |
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Fiscal. Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación |
10 años |
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Laboral. Infracciones |
3 años |
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Seguridad Social. Infracciones |
4 años |
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Prevención de Riesgos Laborales. Infracciones |
5 años |
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Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social |
10 años |
Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración correspondiente, en el caso de las infracciones fiscales y desde el mismo momento de cometerse la infracción en el resto de los supuestos.
Sin embargo, quedarnos simplemente con estos plazos sería muy descabellado, teniendo que adecuarnos a las distintas operaciones y sobre todo a las obligaciones que puedan surgir como consecuencia de las mismas. A este respecto, como ejemplos de documentación que tendremos que conservar durante más tiempo podemos observar:
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Sobre préstamos: hasta que sean devueltos.
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Del inmovilizado: hasta que sea amortizado y/o vendido.
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Relativa a bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (10 años para terrenos y edificaciones).
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Correspondiente a ejercicios en los que se haya generado una base imponible negativa: hasta cuatro años después de su compensación.
Además, si el plazo de prescripción de cualquier tipo de obligación es inferior al establecido con carácter general para la obligación de conservación es recomendable seguir manteniendo la documentación al menos hasta llegar a los seis años antes mencionados.
En cuanto a los sujetos a los que les afecta la Ley de Prevención del blanqueo de capitales, éstos conservarán durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, concretamente copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida y original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.
Conservación de libros y otros documentos
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.