DUDAS QUE PODEMOS PLANTEARNOS EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA

 

A continuación, describimos algunas dudas planteadas cuya respuesta puede ser útil. Algunas cuestiones pueden resultar muy concretas, pero por extensión, pueden ser aplicadas a otros productos o servicios.

 

¿Las operaciones ya realizadas, pero no pagadas o cobradas, están sujetas al nuevo límite?

 

La respuesta es SÍ. Los nuevos límites reducidos se aplicarán a todos los pagos efectuados a partir de la entrada en vigor de la norma (11.07.2021), aunque se refieran a operaciones concertadas con anterioridad al establecimiento de la limitación.

 

Suma de importes

 

Para calcular las cuantías indicadas (1.000,00 ó 10.000,00 euros), se sumarán los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega de bienes o la prestación de servicios.

 

¿Qué se entiende por efectivo?

 

• El papel moneda y la moneda metálica, nacionales o extranjeros.
• Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda.
• Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador.

 

Los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito no estarán sujetos a estos límites.

 

Consejo

 

Conservar los justificantes del pago, durante el plazo de cinco años desde la fecha del mismo, para acreditar que la operación realizada se efectuó a través de alguno de los medios de pago distintos al efectivo; la AEAT puede requerirle estos justificantes estando obligados a aportar los mismos

 

Arrendamiento de bienes y conceptos de empresario o profesional

 

¿Se encuentran sometidos a las limitaciones a los pagos en efectivo los pagos mensuales por arrendamientos de bienes y, en especial, de inmuebles?

 

Las operaciones de arrendamiento de bienes en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional del arrendatario estarán sujetas a la limitación a los pagos en efectivo.  Por ejemplo, en caso de arrendamiento de un local de negocio o de una oficina, al menos una de las partes que intervienen en la operación, el arrendatario, será un empresario o profesional, por lo que la operación estará sometida a las limitaciones a los pagos en efectivo si el importe periódico del alquiler supera los 1.000,00 euros.

 

Asimismo, estarán sometidos a esta limitación los arrendamientos de bienes cuando el arrendador actúe en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional. En el caso de arrendamiento de inmuebles destinados exclusivamente a viviendas en el que el arrendador sea una persona física, se entenderá que actúa en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional si concurre que cuente, al menos, con un local exclusivamente destinado a llevar a cabo la gestión de la actividad y utilice, al menos, una persona empleada con contrato laboral y a jornada completa para la ordenación de la actividad.

 

Administrador de fincas cobra los importes del arrendamiento de una vivienda de uno de sus clientes por importe superior a 1.000,00 euros, en el que ni su cliente ni el arrendatario actúan en calidad de empresario o profesional

 

Si se trata de una operación entre el arrendador y el arrendatario, en la que ninguno actúa en calidad de empresario o profesional, y la intervención del administrador de fincas, se limita a hacer una intermediación en el pago, no altera la operación anterior. Por lo tanto, dicha operación no se encuentra sometida a la limitación a los pagos en efectivo. 

 

Administración de loterías: pago de los premios y venta de décimos

 

El gestor titular de los puntos de venta de lotería es un empresario que actúa por cuenta y en nombre de la SELAE, a efectos de las transacciones de venta de los juegos y, en su caso, del abono de los premios que resulten procedentes.

 

Por tanto, se encuentra sometido a la prohibición de pago en efectivo si el importe del premio es igual o superior a 1.000,00 euros.

 

Un contrato o negocio puede referirse a varios elementos, sin que esto suponga que el contrato pierda su unidad. Por ello, la compra en un mismo acto de 200 décimos de lotería, no constituyen 200 operaciones distintas, sino una única operación. En cambio, si las compras de decimos se efectúan en distintos periodos temporales se tratará de varias operaciones. En consecuencia, no podrá pagarse en efectivo.

   

Operación entre dos particulares

 

Esta operación no está sujeta a la prohibición, dado que se excluye de la limitación a los pagos en efectivo cuando ambos intervinientes son particulares. Puede pagarse en efectivo.

 

Abono por un empresario de la nómina mensual a su empleado 

 

Se trata de una prestación de servicios (operación) en la que una de las partes intervinientes actúa en calidad de empresario o profesional, por lo que se encuentra sometido a la prohibición de pago en efectivo si su importe es igual o superior a 1.000,00 euros.

 

El pago a cada trabajador se trata de una operación distinta, por lo que el límite se aplica a cada uno de los trabajadores.

 

Pagos de recibos en las oficinas de Correos, (agua, electricidad, gas, etc.)

 

Las oficinas de Correos no podrán admitir el cobro en efectivo si el importe de la operación es de cuantía igual o superior a 1.000,00 euros.

 

Los clientes de una empresa pueden satisfacer en efectivo los pagos superiores a 1.000,00 euros en la cuenta bancaria de la empresa

 

La limitación a los pagos en efectivo no resultará aplicable a los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito. Por tanto, si el cliente efectúa el ingreso superior a 1.000,00 euros directamente en la cuenta bancaria que le indica la empresa, identificando la operación o número de factura a que se refiere el pago y la persona que realiza la imposición en efectivo, no se incumplen las limitaciones a los pagos en efectivo.

 

Ambos intervinientes, pagador y receptor, deberán conservar los justificantes del pago durante el plazo de cinco años desde la fecha del mismo.

 

Pago en la caja de una Corporación Local de un tributo o una multa cuyo importe supera los 1.000,00 euros

 

En el caso de que la normativa de los tributos locales no establezca un medio de pago específico de un tributo y permita los pagos por Caja, se podrían realizar el pago en efectivo, aunque superase los 1.000,00 euros.

 

Bar con máquina recreativa: cobra un porcentaje de la recaudación que realiza el propietario

 

En este caso se trata de una operación en la que ambas partes actúan en calidad de empresarios, por lo que la operación se encontrará sometida a la limitación a los pagos en efectivo si el pago del operador al dueño del bar es de importe igual o superior a 1.000,00 euros.

 

Los plazos de facturación y pago deberán ser los establecidos en el contrato. Si la facturación es mensual, deberá tenerse en cuenta esta facturación mensual para determinar si se supera o no la cuantía de los 1.000,00 euros.

 

Fianza en un arrendamiento

 

La fianza constituida a favor de un organismo público no estaría sometida a la limitación de la Ley y la operación se podría realizar en efectivo cualquiera que fueran las cantidades entregadas.

 

Cuando la cantidad quede a disposición del arrendador, si alguna de las partes actúa en calidad de empresario o profesional, la entrega de la fianza estaría sometida a la limitación de pagos en efectivo y no se podría exceder la cuantía legalmente establecida.

 

Operaciones con un mismo destinatario por importe menor de 1.000,00 euros, pero que se documentan en una factura recapitulativa mensual por importe superior a 1.000,00 euros

 

Estas facturas se referirán frecuentemente a operaciones de tracto sucesivo, que se refieren a una sola operación continuada en el tiempo, en cuyo caso se tendrá en cuenta la facturación del periodo de tiempo establecido para su liquidación periódica.

 

Pero si se tratara de operaciones distintas e independientes, que se recogen en una factura recapitulativa, habría que considerar el límite de 1.000,00 euros para cada una de las operaciones individuales, de forma que solo existiría obligación de pagarlas por medios distintos del efectivo aquellas operaciones que superasen individualmente los 1.000,00 euros.

 

Las partes intervinientes en la operación deberían poder justificar el carácter independiente de las operaciones a efectos de acreditar que la factura recapitulativa no estaba sujeta a las limitaciones a los pagos en efectivo.

 

Operaciones continuadas o de tracto sucesivo

Por ejemplo, el caso de un empresario que recibe género semanalmente de un proveedor con el que tiene un contrato de suministro de material, en el que se establece que la facturación, liquidación y pago de los suministros se debe efectuar mensualmente.

 

A efectos de la cuantificación de los importes de las operaciones, la Ley se refiere a operaciones o pagos. Con carácter general la cuantía de ambos conceptos coincide.

 

Pero en el caso de contratos de tracto sucesivo, la operación se desarrolla de forma continua en un período más o menos largo al que se refiere el contrato. En este caso no deben sumarse todas las operaciones facturadas en el año o durante la vigencia del contrato de suministro, ni tampoco debe acudirse a la materialidad de las entregas. La determinación de la cuantía se realiza en función de la facturación y cobro de estas operaciones. Por ello, en estos casos se debe acudir al pago de estas entregas o prestaciones.

 

Operaciones de depósito en efectivo

Las operaciones de depósito de dinero, al igual que las de préstamos, se sujetan a las limitaciones a los pagos en efectivo si su importe es igual o superior a 1.000,00 euros.

 

Se excluye de esta prohibición a los depósitos de las entidades de crédito, dado que la Ley exceptúa expresamente a los cobros y pagos de este tipo de entidades.

 

Asimismo, no se encuentran sometidas a dicha limitación los depósitos entre particulares, es decir, entre partes que no actúen en calidad de empresario ni profesional.

 

Facturas diarias y pagos semanales

 

Si se trata de operaciones distintas pero pagadas periódicamente, se debe estar al importe de cada una de las facturas diarias emitidas. Por lo tanto, en el momento del pago semanal sólo existe obligación de pagar por medios distintos del efectivo aquellas facturas diarias cuyo importe haya sido igual o superior a 1.000,00 euros.

 

No obstante, si existe algún contrato de suministro, no se tratarán de operaciones independientes, y la cuantía de la operación se cuantificará en función de los pagos semanales que se han pactado, y sin que pueda considerarse las facturas diarias en las que se haya fraccionado la operación.

 

Operaciones de préstamo

 

Las entregas de dinero derivadas de operaciones de préstamo cuyo principal supere los 1.000,00 euros, cuando al menos una de las partes actúa en calidad de empresario o profesional, al ser estas operaciones económicas de carácter empresarial o profesional, se encuentran sometidas a las limitaciones a los pagos en efectivo.

 

Se excluye de esta prohibición a los préstamos de las entidades de crédito. Asimismo, no se encuentran sometidas a dicha limitación los préstamos entre particulares, es decir, entre partes que no actúen en calidad de empresario ni profesional.

 

Operaciones independientes

Por ejemplo, en el caso de un profesional (un abogado, un asesor financiero, un médico, un odontólogo, etc.) que presta diversos servicios independientes a un cliente a lo largo del año, de forma que cada uno de los servicios resulta inferior a 1.000,00 euros y se factura independientemente, pero en conjunto superan dicha cantidad.

 

En este caso se trata de distintas operaciones, al tratarse de servicios o tratamientos independientes, por lo que no deben agregarse los importes, sino que se consideran los importes pagados en cada factura de forma independiente a efectos de la aplicación del límite de los 1.000,00 euros. Por lo tanto, pueden pagarse en efectivo.

 

Operación única que supone diversas tareas o sesiones de trabajo

 

Se trata de una única operación, aunque suponga la realización de diversas tareas o diversas sesiones de trabajo. El fraccionamiento de la operación o de su pago no tendría ningún efecto, ya que deberían sumarse los importes en los que pudiera fraccionarse la operación. En cualquiera de los casos (facturación única o mensual), si se trata de una operación única por importe superior a 1.000,00 euros, no puede pagarse en efectivo.

 

Abogados: provisiones de fondos

Los servicios profesionales del abogado constituyen una operación en la que participa al menos una persona que interviene en calidad de empresario o profesional (el abogado).

 

La finalidad de las provisiones de fondos puede ser doble, estar dirigidas al pago de gastos en nombre y por cuenta del cliente (normalmente denominados «suplidos») o estar dirigidas a retribuir con carácter de pago a cuenta la prestación de los servicios profesionales del abogado. En el caso de pagos a cuenta por sus honorarios profesionales, la provisión efectuada al abogado deberá realizarse por medios distintos al efectivo cuando el importe de sus servicios profesionales sea igual o superior a 1.000,00 euros.

 

En el caso de los suplidos, se trata de un depósito efectuado al abogado, pero ello no impide que este deba pagar en nombre y por cuenta de su cliente por medios distintos del efectivo aquellos gastos que sean de importe igual o superior a 1.000,00 euros cuando su cliente o el cobrador actúen en calidad de empresario o profesional.   

 

La carga de la prueba de la cuantía de la provisión que corresponde a suplidos incumbe a los interesados. Por ejemplo, distinguiendo en el momento de efectuarse la provisión la parte que corresponde a suplidos y la que es remuneración de los servicios profesionales.

 

En este caso, la operación se encuentra sometida a la limitación a los pagos en efectivo.

 

Cuantificación en caso de cuotas IVA

Se trata de una operación en la que al menos una de las partes actúa en calidad de empresario o profesional y en la que si el importe total de la operación supera los 1.000,00 euros, la operación se encontrará sometida a la prohibición de pagos en efectivo.

 

Cuantificación en caso de retenciones

Para determinar si se supera o no el límite de 1.000,00 euros, se tiene en cuenta el importe total de la operación. En estos casos, debe interpretarse que el límite de la prohibición se determina por el importe neto satisfecho al trabajador, una vez deducidas las cantidades que, por disposición legal, retenciones y cargas sociales practicadas, deben satisfacerse a terceros.

 

Facturación de servicios y estudios previos

Ejemplo: profesional que realiza un estudio previo a su cliente sobre una posible operación o tratamiento a realizar, que se cobra independientemente de la posterior realización o no de la misma. En ocasiones el profesional presta también los servicios correspondientes a la operación o tratamiento que ha propuesto al cliente. Se plantea si la limitación al pago en efectivo se aplica independientemente al estudio previo y a la prestación posterior o al conjunto de ambos.

 

La elaboración de un estudio previo sobre una operación o tratamiento facturada independientemente no implica necesariamente que se efectúe el tratamiento posterior.

 

Por ello, ese estudio puede pagarse en efectivo si es inferior a 1.000.00 euros. No obstante, si seguidamente se efectúa el tratamiento propuesto, del que constituye la misma operación, debe sumarse el importe de dicho estudio a los tratamientos posteriores para determinar si el pago posterior se encuentra o no sometido a las limitaciones a los pagos en efectivo. Por ejemplo, si el estudio previo es de 500,00 euros, se puede pagar en efectivo, pero si seguidamente se solicita la prestación que se propone en el estudio previo y esta asciende a 900,00 euros, este último pago no puede efectuarse en efectivo, dado que sumado con el importe inicial que corresponde a la misma operación superan los 1.000,00 euros.

 

Facturación separada del servicio y los materiales

El límite de los pagos en efectivo se refiere a la suma de ambos conceptos (servicio y materiales), aunque se facturen separadamente.

 

Fraccionamiento del pago de una operación

Ejemplo: fraccionamiento de dos pagos de 900,00 euros cada uno.

 

La norma establece que a efectos del cálculo de la cuantía de la operación se sumarán los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega del bien o prestación del servicio. Por consiguiente, no se considera como dos operaciones de 900,00 euros, sino como una única operación de 1.800,00 euros, cuyo pago se ha fraccionado en dos partes. Luego, esta operación no puede pagarse en efectivo.

 

Operaciones que se paga parcialmente por compensación

Como consecuencia de la propia naturaleza de la compensación, el pago dinerario resultante es la liquidación de las deudas y créditos que se compensan. Por ello, el único pago dinerario que se encuentra sometido a las limitaciones a los pagos en efectivo es el resultado de la liquidación de la compensación de las deudas y créditos.

 

Si el pago dinerario efectuado es inferior a 1.000,00 euros, no se verá sometido a las limitaciones a los pagos en efectivo.

 

Pago conjunto (hoteles)

 

Lo vemos con un ejemplo: una empresa reserva varias habitaciones en un Hotel para varias personas. El Hotel factura cada habitación independientemente, y aunque ninguna de ellas supera los 1.000,00 euros, si la superan conjuntamente. Se plantea si la operación se encuentra sometida a las limitaciones a los pagos en efectivo.

 

Si la empresa paga todas las habitaciones en su propio nombre, se tratará de una operación única, y debería pagarse por medios distintos al efectivo.

 

En cambio, si la empresa se limita a reservar las habitaciones en nombre y por cuenta de cada una de las personas que van a ocupar las habitaciones, y después cada uno de los huéspedes obtiene su factura y paga su estancia directamente al hotel habrá una operación distinta por cada una de las facturas que se emitan.

 

Pago conjunto (restaurantes)

 

Lo vemos igualmente con un ejemplo: cena de empresa donde cada comensal paga al restaurante su menú, pero el total de la operación supera los 1.000,00 euros, ¿se considera cada menú como una operación independiente y no sujeta a las limitaciones al pago de efectivo?

Si cada comensal paga su propio menú y no se ha establecido una negociación previa por la totalidad de la operación, se tratará de operaciones independientes. En este caso, no se puede emitir una única factura por la totalidad de la operación, sino que la facturación debe ser independiente por cada comensal. (¡!)

 

En cambio, si la empresa contrata el servicio para todos los comensales de forma conjunta y con un precio cerrado en función del número de personas y el menú elegido, se tratará de una única operación que se facturará a la empresa y que estará afectada por el límite de los 1.000,00 euros.

 

Pago parcial en efectivo

 

Caso concreto: se plantea si se encuentra sometido a las limitaciones al pago en efectivo una operación entre un empresario y un particular valorada en 2.000,00 euros, que se pagan 1.500,00 por transferencia y 500,00 en efectivo.

 

La prohibición para los pagos en efectivo se produce cuando se paguen en efectivo operaciones por un importe igual o superior a 1.000,00 euros. En este caso, la operación es de 2.000,00 euros, por lo que se supera el límite para que la operación pueda pagarse en efectivo.

 

El pago de esa operación en efectivo sea total o parcialmente (dado que la norma no distingue), supondría un incumplimiento de la prohibición.

 

Por lo tanto, esta operación no puede pagarse en efectivo, ni siquiera parcialmente.

 

Pagos de operaciones a plazos

La norma establece que a efectos del cálculo de la cuantía de la operación «se sumarán los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega del bien o prestación del servicio». Luego, esta operación, -si supera los 1.000,00 euros-, no puede pagarse en efectivo.

 

Presupuesto inferior a 1.000,00 euros que después se supera

En este caso, se trata de una única operación que inicialmente se prevé que no alcanzará los 1.000,00 euros, pero en un momento posterior se constata que va a superar esa cifra.

 

Como inicialmente se estimó, de acuerdo con el presupuesto efectuado, que la operación no alcanzaría los 1.000,00 euros, esta no se encontraba sometida a la limitación a los pagos en efectivo, y el pago inicial pudo realizarse en efectivo.

 

Pero una vez constatado que esa operación superaría los 1.000,00 euros, los pagos posteriores debían efectuarse por un medio distinto al efectivo. Luego, el pago restante se encontraría sujeto a las limitaciones a los pagos en efectivo.

 

Realización de varias operaciones en el mismo día

Una persona compra un producto en un gran almacén por importe de 600,00 euros y pide un ticket, y en el mismo día compra otro producto por 700,00 euros que paga en otra caja del establecimiento y pide un ticket. Al día siguiente el cliente pide que le emitan una factura en relación a los dos tickets a nombre de una empresa. ¿Estas operaciones se encuentran sometidas a las limitaciones a los pagos en efectivo?

 

En estos casos se puede tratar de dos operaciones distintas, que podrían satisfacerse en efectivo al no superar ninguna de ellas los 1.000,00 euros.

 

No obstante, si las operaciones se refieren a los mismos bienes o a bienes que se encontraban directamente relacionadas, y el cliente las separó con la intención de fraccionar una única operación, se sumarían los importes. En este caso, si el gran almacén detectara este fraccionamiento, debería indicar al cliente que el pago debería efectuarse por medios distintos al efectivo. Si el gran almacén no puede detectar esta conducta de fraccionamiento efectuada por el cliente, aquél no sería responsable de la sanción. Pero la Agencia Tributaria podría dirigirse contra el cliente para imponerle la sanción correspondiente por su incumplimiento de las limitaciones a los pagos en efectivo.

 

 

En los despachos de Solgia en Alcoy, Calpe y Dénia estamos a su disposición. En Solgia somos asesores de empresa.