DPO interno o externo: qué opción conviene más a una empresa
La protección de datos se ha convertido en una responsabilidad permanente para empresas, profesionales y organizaciones. Ya no basta con preparar algunos documentos cuando comienza la actividad. El cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos exige revisar los tratamientos, supervisar las medidas adoptadas, gestionar posibles brechas de seguridad y mantener actualizados los procedimientos internos.
En determinadas organizaciones, estas funciones deben estar supervisadas por un Delegado de Protección de Datos, conocido también como DPO, por sus siglas en inglés, o DPD, en español.
Cuando resulta obligatorio o cuando la empresa decide nombrarlo voluntariamente surge una cuestión importante: ¿conviene designar a un trabajador como DPO interno o contratar un servicio externo especializado?
¿Qué es un Delegado de Protección de Datos?
El Delegado de Protección de Datos es una figura especializada que asesora y supervisa a la organización en materia de privacidad y cumplimiento normativo.
Sus principales funciones se encuentran reguladas en los artículos 37, 38 y 39 del Reglamento General de Protección de Datos. Entre ellas destacan:
- Informar y asesorar a la empresa sobre sus obligaciones.
- Supervisar el cumplimiento del RGPD y de la LOPDGDD.
- Revisar las políticas y procedimientos internos.
- Promover la formación y concienciación de los trabajadores.
- Asesorar en las evaluaciones de impacto.
- Cooperar con la Agencia Española de Protección de Datos.
- Actuar como punto de contacto para la autoridad de control.
- Supervisar la gestión de incidentes y brechas de seguridad.
- Atender consultas relacionadas con los derechos de las personas.
El DPO desarrolla una función de asesoramiento y supervisión. La responsabilidad sobre el cumplimiento continúa correspondiendo a la empresa, entidad responsable o encargado del tratamiento.
¿Cuándo es obligatorio designar un DPO?
El artículo 37 del RGPD establece determinados supuestos generales en los que debe designarse un Delegado de Protección de Datos. Entre ellos se encuentran los organismos públicos, las organizaciones que realizan una observación habitual y sistemática de personas a gran escala y aquellas cuya actividad principal implica el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos.
En España, el artículo 34 de la LOPDGDD concreta otras entidades que deben designarlo. Entre ellas figuran, bajo las condiciones previstas legalmente:
- Colegios profesionales.
- Centros docentes y universidades.
- Entidades financieras y aseguradoras.
- Centros sanitarios obligados por la normativa.
- Empresas de seguridad privada.
- Operadores de comunicaciones electrónicas.
- Prestadores de determinados servicios digitales.
- Entidades que desarrollan actividades de publicidad o prospección comercial basadas en perfiles.
- Federaciones deportivas cuando tratan datos de menores.
La obligación debe analizarse atendiendo a la actividad real de la organización, las categorías de datos utilizadas, el volumen de información, la escala del tratamiento y las operaciones realizadas.
La Agencia Española de Protección de Datos dispone de información específica sobre la designación del Delegado de Protección de Datos.
¿Puede una empresa elegir entre un DPO interno y uno externo?
El RGPD permite que el DPO forme parte de la plantilla o que preste sus servicios mediante un contrato externo.
Ambas opciones son válidas, siempre que la persona designada reúna los conocimientos necesarios, pueda desempeñar sus funciones con independencia y disponga de medios suficientes.
La elección debe realizarse considerando la estructura de la empresa, su nivel de riesgo, los recursos disponibles y la dificultad de garantizar la ausencia de conflictos de intereses.
DPO interno: ventajas y limitaciones
El DPO interno es un trabajador de la organización al que se asignan las funciones propias del Delegado de Protección de Datos.
Su principal ventaja es el conocimiento directo de la empresa. Conoce su estructura, los procesos internos, los sistemas utilizados y las personas responsables de cada área.
Sin embargo, su designación plantea algunos retos:
- Debe disponer de conocimientos jurídicos y técnicos suficientes.
- Necesita formación y actualización continuas.
- Debe contar con tiempo y recursos para desempeñar sus funciones.
- No puede recibir instrucciones sobre cómo ejercer su labor como DPO.
- Su puesto habitual no puede generar un conflicto de intereses.
- La empresa debe garantizar su independencia.
El conflicto de intereses puede aparecer cuando el trabajador participa en decisiones sobre las finalidades o los medios del tratamiento y, al mismo tiempo, debe supervisar esas mismas decisiones.
Por ejemplo, determinados puestos directivos, responsables de recursos humanos, responsables de tecnología o personas con capacidad decisoria sobre los tratamientos podrían tener dificultades para ejercer simultáneamente como DPO.
En este artículo sobre las incompatibilidades del DPO puede consultar qué puestos pueden generar conflictos de intereses.
DPO externo: ventajas y características
El DPO externo es un profesional o entidad especializada que presta el servicio mediante una relación contractual.
Esta opción permite acceder a conocimientos especializados sin crear un nuevo puesto dentro de la estructura empresarial. Además, facilita una visión independiente sobre los procedimientos y riesgos de la organización.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
- Mayor independencia respecto de la estructura interna.
- Experiencia adquirida en diferentes empresas y sectores.
- Actualización normativa continuada.
- Acceso a conocimientos jurídicos y técnicos especializados.
- Menor riesgo de conflicto de intereses.
- Coste adaptable a las necesidades de la organización.
- Continuidad del servicio mediante procedimientos definidos.
- Asistencia ante requerimientos o actuaciones de la AEPD.
Para las organizaciones que necesitan una supervisión especializada y continuada, puede resultar más eficiente contratar un servicio de DPO externo certificado adaptado al volumen de datos, el sector y los riesgos de sus tratamientos.
¿Cuánto cuesta contratar un DPO externo?
El coste de un DPO externo depende del alcance y complejidad del servicio. No debería establecerse exclusivamente en función del número de trabajadores o de la facturación.
Para elaborar una propuesta adecuada deben valorarse, entre otros factores:
- Número de sociedades y centros de trabajo.
- Actividad desarrollada.
- Volumen de datos personales.
- Utilización de datos de salud u otras categorías especiales.
- Número y complejidad de los tratamientos.
- Existencia de videovigilancia o geolocalización.
- Realización de evaluaciones de impacto.
- Transferencias internacionales de datos.
- Número de consultas y reclamaciones.
- Necesidades de formación.
- Nivel de asistencia ante incidentes.
- Frecuencia de las revisiones y auditorías.
Un presupuesto excesivamente reducido puede corresponder a una designación meramente formal, sin una supervisión efectiva. La organización debe conocer qué actuaciones están incluidas, los tiempos de respuesta y los medios disponibles.
¿Qué debe incluir un servicio de DPO externo?
Un servicio profesional debería contemplar, como mínimo:
- Análisis inicial de la organización.
- Formalización de la designación.
- Comunicación del nombramiento ante la AEPD.
- Supervisión periódica del cumplimiento.
- Revisión del Registro de Actividades de Tratamiento.
- Asesoramiento sobre análisis de riesgos y evaluaciones de impacto.
- Apoyo en la gestión de brechas de seguridad.
- Supervisión de los procedimientos de ejercicio de derechos.
- Revisión de contratos y relaciones con encargados del tratamiento.
- Formación y concienciación del personal.
- Atención ante consultas, reclamaciones o requerimientos.
- Elaboración de informes periódicos de seguimiento.
La designación no debería limitarse a facilitar unos datos de contacto. El DPO debe conocer la actividad, disponer de acceso a la información necesaria y participar oportunamente en las cuestiones relacionadas con la protección de datos.
¿Es obligatorio que el DPO esté certificado?
El RGPD no exige que el Delegado de Protección de Datos disponga obligatoriamente de una certificación concreta.
No obstante, la certificación puede servir para acreditar conocimientos y competencias profesionales. En España existe un esquema de certificación de Delegados de Protección de Datos promovido por la AEPD y gestionado mediante entidades acreditadas.
Además de la certificación, conviene valorar:
- Experiencia profesional demostrable.
- Formación jurídica y técnica.
- Conocimiento del sector.
- Capacidad para actuar con independencia.
- Medios disponibles.
- Seguro de responsabilidad civil.
- Procedimientos de actualización normativa.
- Disponibilidad ante incidentes o requerimientos.
¿Qué opción conviene a una empresa?
El DPO interno puede resultar apropiado para organizaciones grandes que disponen de estructura suficiente, personal especializado y capacidad para garantizar su independencia.
El DPO externo puede ser especialmente adecuado para pequeñas y medianas empresas, clínicas, centros docentes, entidades sociales, despachos profesionales y organizaciones que necesitan conocimientos especializados sin incorporar un puesto adicional a su plantilla.
Antes de tomar una decisión, conviene realizar un análisis que permita determinar:
- Si la designación es obligatoria.
- Qué nivel de dedicación necesita la organización.
- Si existe algún posible conflicto de intereses.
- Qué recursos jurídicos y técnicos serán necesarios.
- Qué funciones y tiempos de respuesta deben incluirse en el contrato.
Conclusión
La elección entre un DPO interno y un DPO externo no debe basarse únicamente en el coste. La independencia, la especialización, la experiencia y la capacidad real de supervisión son factores esenciales.
Designar un Delegado de Protección de Datos implica integrar una función efectiva de asesoramiento y control dentro de la organización. Cuando la empresa no dispone de personal especializado o existe riesgo de conflicto de intereses, la externalización puede proporcionar mayor seguridad jurídica y una supervisión más objetiva.
La decisión final debe adaptarse a la actividad, la estructura y los riesgos reales de cada organización.