¿Está realmente adaptada tu empresa al RGPD? Los 10 errores que siguen cometiendo las pymes
Muchas empresas consideran que cumplen con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) simplemente porque disponen de una política de privacidad en su página web o firmaron una documentación hace algunos años. Sin embargo, la realidad demuestra que una parte importante de las sanciones impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) se producen porque las medidas implantadas no responden a la actividad real de la empresa.
Cumplir con la normativa de protección de datos no consiste en guardar una carpeta con documentos. Implica conocer cómo se tratan los datos personales, aplicar medidas organizativas y técnicas adecuadas y revisar periódicamente los procedimientos internos.
A continuación, repasamos diez errores habituales que siguen cometiendo muchas pymes.
- Pensar que la adaptación al RGPD se realiza una única vez
La protección de datos es una obligación permanente. Cada cambio en la empresa puede afectar al tratamiento de datos personales: nuevas aplicaciones informáticas, contratación de empleados, apertura de una tienda online, incorporación de cámaras de videovigilancia o contratación de nuevos proveedores.
La documentación debe revisarse y actualizarse cuando cambian las circunstancias.
- Utilizar documentación genérica descargada de Internet
Cada empresa tiene una realidad diferente. No existen modelos universales que sirvan para todas las organizaciones.
Los tratamientos de datos, las finalidades, los proveedores, los riesgos y las medidas de seguridad deben adaptarse a la actividad concreta de cada negocio.
- No mantener actualizado el Registro de Actividades de Tratamiento
El Registro de Actividades de Tratamiento constituye uno de los documentos esenciales para demostrar el principio de responsabilidad proactiva previsto en el RGPD.
Cuando cambian los tratamientos realizados por la empresa, este documento también debe actualizarse.
- No revisar los contratos con proveedores
Asesorías, empresas informáticas, servicios de alojamiento web, plataformas de correo electrónico o proveedores de software suelen tratar datos personales por cuenta de la empresa.
Cuando esto ocurre es necesario formalizar los correspondientes contratos de encargado del tratamiento.
- No formar al personal
Una gran parte de las incidencias relacionadas con la protección de datos tienen su origen en errores humanos.
La formación periódica ayuda a reducir riesgos y demuestra el compromiso de la organización con el cumplimiento normativo.
- No disponer de un procedimiento para gestionar brechas de seguridad
Las organizaciones deben saber cómo actuar cuando se produce una pérdida de información, un acceso no autorizado o un ataque informático.
En determinados supuestos puede ser obligatorio comunicar la brecha a la Agencia Española de Protección de Datos y, en algunos casos, a las personas afectadas.
- No atender correctamente los derechos de los interesados
Toda empresa debe disponer de un procedimiento que permita gestionar solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad.
Responder fuera de plazo o de forma incorrecta puede dar lugar a reclamaciones.
- Desconocer cuándo es obligatorio designar un Delegado de Protección de Datos
No todas las empresas están obligadas a contar con un Delegado de Protección de Datos, pero muchas desconocen cuándo resulta exigible o altamente recomendable.
Analizar esta obligación forma parte de una correcta evaluación del cumplimiento normativo.
- No realizar un análisis de riesgos
El RGPD exige aplicar medidas de seguridad adecuadas a los riesgos existentes.
Sin un análisis previo resulta difícil justificar que las medidas implantadas son proporcionales.
- Considerar la protección de datos únicamente como un requisito legal
La protección de datos también genera confianza entre clientes, proveedores y empleados.
Las empresas que gestionan correctamente la información personal reducen riesgos, mejoran sus procesos internos y refuerzan su imagen de profesionalidad.
Conclusión
Cumplir con el RGPD no consiste únicamente en disponer de documentos, sino en implantar una cultura de protección de datos adaptada a la realidad de cada organización.
Cuando una empresa desea verificar si realmente cumple con la normativa o necesita implantar todas las obligaciones exigidas por el RGPD y la LOPDGDD, resulta recomendable contar con el apoyo de una empresa especializada en protección de datos, capaz de analizar cada caso de forma individual y establecer las medidas necesarias para garantizar un cumplimiento efectivo.